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会议活动

四川永恒记忆文化传播有限公司位于四川省绵阳市涪城区长虹国际城17-1-3号。公司始终致力于打造专业庆典服务机构。我们拥有大批高素质的策划、主持、摄影、摄像等专业人员。自备大量专业舞台、灯光、音响、桁架、婚庆道具等专业设备。凭借热忱的服务态度,专业的技术力量,现场表现。为您量身打造周年庆典、开业庆典、开盘庆典、奠基庆典、竣工庆典、新品发布、婚礼定制等庆典活动。把您最想展现的故事演绎于活动现场,把每个精彩瞬间留作永恒记忆。
  • 所属分类:庆典策划

  • 发布日期:2020-07-07
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  • 规格参数

  一、我们的优势

  1、媒体:与各大媒体都有长期合作关系,为您提供媒体宣传、新闻发布、舆论造势等服务。

  2、场地:拥有丰富的上海各大酒店、剧院等等的资源,为您的会议活动挑选一个最合适的场地。

  3、搭建:拥有自己的搭建工厂,为客户提供实惠的价格和最优质的服务。

  4、印刷:拥有自己的印刷工厂,在大限度上为客户节约花销。

  二、规范的服务流程,让客户放心

  1、会前筹划

  确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

  会前通知:通知参会人员

  方式:电话通知或书面通知

  内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)

  注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录

  2、确定最后参会人

  统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;

  统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;

  联系酒店:联系房间

  预定房间(数量、类型、时间、价格)

  3、联系会议室

  会议厅(容量、时间、设备、价格)

  4、餐饮安排

  是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌

  5、会议准备材料:

  领导讲话稿;

  发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;

  会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

  6、场地布置:

  会议横幅

  主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。

  灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备准备2套以上)

  如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

  非常重要的会议,请速记员。

  国际性会议,准备同音翻译。

  7、支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

  8、部门分工

  三、会中安排

  设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、着装),咨询返程时间及交通路线,统计并通知安排;

  餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

  注意事项:

  1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!

  2、灯光音响效果:

  2、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。(1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。)

  3、会议中途休息:放音乐,1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类,在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这是大家入座的通知,这时主持人要上台组织大家入座。

  4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

  5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

  四、会后收尾

  1、退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

  送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员

  2、会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便

  3、收拾:会议物品,避免忙中出错,

  遗漏东西

  4、整理会议记录,总结为会议纪要

  5、进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节

  五、会议指南:

  1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点;

  2、参会嘉宾名单(姓名及职务)

  3、会议日程安排(时间、地点、)

  4、旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品,目的地,餐饮)

  5、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

  六、常见问题,帮您解答

  1、会议的过程中突然停电了,怎么办?

  ①场所小的情况下,会议继续进行,提醒讲师应该扩大音量。

  ②场所很大很空旷的情况下,可以与园长沟通借用幼儿园的电池扩音 喇叭。

  2、会议内容如何确定?

  ①具体分析各种情况作出的会议策划;

  ②根据会议的级别,选择会议举办地;

  ③根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;

  ④根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。



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